CEO Assistant w Łódź, Polska

CEO Assistant

Miejsce pracy: Łódź

Your responsibilities

• Providing comprehensive day-to-day support to the CEO,
• Managing the CEO’s calendar and planning and coordinating meetings,
• Setting priorities and tracking deadlines and commitments,
• Preparing agendas, notes, summaries, and materials for meetings,
• Monitoring the execution of agreed actions and following up after meetings,
• Coordinating communication between the CEO, managers, and other teams,
• Supporting selected projects and business initiatives,
• Gathering information and data required by the CEO for decision-making,
• Preparing basic analyses, reports, presentations, and summaries,
• Maintaining and organizing documentation,
• Supporting the CEO with day-to-day operational tasks,
• Identifying potential issues and ensuring that important topics do not remain without a clear owner or decision.

Our requirements

• A minimum of 2–3 years of experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Project Coordinator, or in a similar role,
• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple tasks at the same time,
• A high level of independence and accountability,
• The ability to prioritize effectively and work under time pressure,
• Excellent communication skills and the ability to work with people at different levels of the organization,
• A proactive mindset – we are looking for someone who not only completes assigned tasks, but also anticipates needs and proposes solutions,
• A high level of discretion and confidentiality,
• Very good command of English, both written and spoken,
• Good knowledge of Microsoft Office / Google Workspace,
• The ability to prepare clear and well-structured presentations, reports, and summaries.
• Category B driving licence

Optional

• Experience working directly with a CEO, company owner, or board member,
• Experience in an international environment,
• Experience coordinating cross-functional projects,
• Familiarity with project management tools such as ClickUp, Asana, Monday, or similar.

What we offer

• Direct cooperation with the CEO and exposure to many areas of the company,
• A wide variety of projects and responsibilities,
• A real impact on the way work is organized and processes are developed,
• Opportunities to grow into roles such as Executive Assistant, Chief of Staff, or other business positions,
• A high level of independence and room to propose your own solutions.

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• sharing the costs of foreign language classes
• sharing the costs of professional training & courses
• life insurance
• flexible working time
• fruits
• corporate products and services at discounted prices
• integration events
• no dress code
• coffee / tea

Who We Are Looking For

We are looking for someone who can stay a few steps ahead.

In this role, it is important not only to manage the CEO’s calendar effectively, but above all to understand business priorities and ensure that key topics are driven through to completion.

The ideal candidate:

• Reacts quickly and adapts well to change,

• Can distinguish truly urgent matters from lower-priority topics,

• Is comfortable reminding managers about deadlines and agreed actions,

• Is detail-oriented while still being able to work quickly,

• Can independently gather information and propose solutions,

• Takes ownership of assigned areas,

• Builds strong relationships while maintaining professionalism and discretion.

We are looking for a person who will provide direct support to the CEO in the day-to-day management of priorities, communication, calendar, and coordination of key business matters.

This role is ideal for someone who is highly organized, independent, and responsible, able to operate efficiently in a dynamic environment, manage multiple topics simultaneously, and ensure that decisions and action points are followed through on time.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez BESO LUX SP Z O O z siedzibą w: ul. Gen. Jarosława Dąbrowskiego 234, 93-231 Łódź (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: [email protected].