Twój zakres obowiązków

Cześć, cieszę się, że tutaj trafił*ś!
Jestem przedsiębiorcą prowadzącym głównie dwie firmy: hub poligraficzny (https://jobeax.com/link/TRIIJ6gkhaI5ccEV) oraz agencję digital / software house (https://jobeax.com/link/kdh377Fkd3XVYfwa). Czyli dwie nieduże, rozwijające się marki, które działają na styku sprzedaży i marketingu 🎯 Współpracuję również z kilkoma innymi projektami, jako osoba wspierająca w różnej roli. Łącznie pracuje ze mną około 12+ osób.
Ze względu na nasz wzrost i reorganizację, po kilku latach ponownie szukam osoby na to stanowisko. Jako, że praca jest bezpośrednio ze mną, to dobrze jest wiedzieć z kim będziesz pracować - znajdź na LinkedIn!
Jest wiele działań i miejsc, gdzie z Twoim wsparciem bylibyśmy w stanie wygenerować trochę mojego czasu na inne rzeczy, które mają prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego...
Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej! 📈
* *
Poszukuję Office Managera / Executive Assistant do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach" 👟
To nie jest stanowisko, które dopiero wymyślamy. Ta rola u nas istnieje i działa, więc wchodzisz w konkretny zakres, który przejmujesz na siebie - a potem razem go rozwijamy 🙂
* *
Co konkretnie będzie do zrobienia? 🤔
👥 Ludzie i HR
- umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością);
- pilnowanie wypłat i terminów;
- pamiętanie o urodzinach, prezentach i tych wszystkich "małych" rzeczach, które robią atmosferę;
- organizacja integracji i wyjazdów firmowych;
💳 Administracja i finanse
- opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności;
- opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów;
- miękka windykacja - przypominanie klientom o płatnościach tak, żeby relacja na tym nie ucierpiała;
- bieżący kontakt z księgowością;
- dbanie o biuro;
🌌 Moje sprawy, czyli "ogarnięcie wszechświata"
- researche - od tematów biznesowych po bardzo przyziemne;
- organizacja kalendarza, moich wyjazdów, hoteli, urlopów;
- załatwianie spraw prywatnych - od zawiezienia auta na myjnię czy serwis, po rzeczy, których jeszcze nie wymyśliłem 🙂
- czasami wspólny wyjazd ze mną - spotkanie, targi, event;
📦 Operacja, czyli ręce na pokład
- logistyka paczek - statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem;
- jak trzeba, to spakowanie paczki czy pomoc na hali w drukarni;
- współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji - tak, żeby kolejnym razem dało się to zrobić szybciej (albo oddać to AI 🙂);
- różne "proszę, zrób to dla mnie" i inne "bojowe zadania" ⚔️
Ja jako founder robię przeróżne rzeczy - fajne i niefajne. Ta rola dokładnie tak samo: jak trzeba, to się robi, nawet jak nie było tego w opisie 🙂
* * *
🤖 AI to tu nie jest dodatek
Notatki ze spotkań robi u nas AI, researche robimy z AI, maile i dokumenty też powstają z AI. Na co dzień pracuję w Claude i szukam osoby, która pracuje podobnie.
Napiszę wprost: jeżeli nie korzystał*ś jeszcze z Claude, ChatGPT czy podobnych narzędzi w swojej codziennej pracy, to trudno będzie złapać wspólny flow 🙂 Nie szukam eksperta od AI, natomiast musisz wiedzieć co te narzędzia potrafią, gdzie się mylą i jak sprawdzać to, co Ci oddają. A te umiejętności pomogę też rozwinąć.

Nasze wymagania

Szukam osoby:
z doświadczeniem na podobnym stanowisku - asystentki / asystenta, office managera, najlepiej przy właścicielu firmy;
z realnym doświadczeniem w administracji i finansach firmy - faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy. Tego nie będę uczyć od zera, więc to musi być już u Ciebie "w rękach";
pracującej na co dzień z AI (patrz wyżej 🙂);
doskonale komunikującej się przez maila i w innych formach pisanych - to bardzo ważne, chciałbym abyś naprawdę dobrze pisał(a);
szczegółowej i skrupulatnej, a jednocześnie umiejącej ogarnąć chaos, jak już się wkradnie;
samodzielnej i proaktywnej - jeżeli widzisz przestrzeń, w której możesz mi jeszcze pomóc, to rozmawiamy o tym i pomagasz;
dokumentującej to, co robi, aby było wiadomo jak to potem zrobić ponownie;
dyskretnej - będziesz mieć dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych;
szybko uczącej się - jak czegoś nie wiesz, to się tego szybko dowiesz;
z czynnym prawem jazdy kategorii B i pewnej za kierownicą;
elastycznej, bo czasem trzeba wyjechać albo przestawić dzień;
ceniącej takie wartości jak: szczerość, rzetelność, wiarygodność, pogodę ducha i rozwój;

To oferujemy

W jakim modelu możemy pracować? 💻
- kontrakt B2B lub umowa zlecenie, możemy zaczynać od zaraz;
- wynagrodzenie zgodne z widełkami w ogłoszeniu, zwiększane wraz z rozwojem współpracy;
dziś pracujemy stacjonarnie w Lizawicach (pomiędzy Siechnicami a Oławą), natomiast wszyscy jesteśmy z Wrocławia i sporo spraw trzeba załatwiać też w mieście - dlatego szukamy osoby raczej z Wrocławia 🙂 Najwygodniej z tej strony miasta, skąd jest łatwy "wylot" w kierunku Siechnic / Oławy;
- elastyczne godziny pracy;
- działamy od początku na 100%, ale dajemy sobie pierwsze 1-3 miesiące na przetestowanie całego flow;
- integracje, prywatne ubezpieczenie LuxMed, MultiSport, ubezpieczenie na życie;
* * *
Kliknij "Aplikuj", jeżeli:
- chcesz być w fajnym, szczerym i uczciwym gronie osób 🤝;
- czujesz, że chcesz być częścią czegoś co możesz również budować 🏗️, a nie wykonywać tylko polecenia;
- lubisz partnerskie relacje w firmie i dużo pozytywnej energii;
- znasz swoją wartość i wiesz, że Twoje skille zadziałają 💎;
- cenisz swoje obietnice i deklaracje, zawsze starając się ich dotrzymać 🎯

Executive Assistant & Office Manager

Zacznij od adresu e-mail