Jestem przedsiębiorcą prowadzącym głównie dwie firmy: hub poligraficzny (https://jobeax.com/link/TRIIJ6gkhaI5ccEV) oraz agencję digital / software house (https://jobeax.com/link/kdh377Fkd3XVYfwa). Czyli dwie nieduże, rozwijające się marki, które działają na styku sprzedaży i marketingu 🎯 Współpracuję również z kilkoma innymi projektami, jako osoba wspierająca w różnej roli. Łącznie pracuje ze mną około 12+ osób.
Ze względu na nasz wzrost i reorganizację, po kilku latach ponownie szukam osoby na to stanowisko. Jako, że praca jest bezpośrednio ze mną, to dobrze jest wiedzieć z kim będziesz pracować - znajdź na LinkedIn!
Jest wiele działań i miejsc, gdzie z Twoim wsparciem bylibyśmy w stanie wygenerować trochę mojego czasu na inne rzeczy, które mają prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego...
Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej! 📈
* *
Poszukuję Office Managera / Executive Assistant do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach" 👟
To nie jest stanowisko, które dopiero wymyślamy. Ta rola u nas istnieje i działa, więc wchodzisz w konkretny zakres, który przejmujesz na siebie - a potem razem go rozwijamy 🙂
* *
Co konkretnie będzie do zrobienia? 🤔
👥 Ludzie i HR
- umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością);
- pilnowanie wypłat i terminów;
- pamiętanie o urodzinach, prezentach i tych wszystkich "małych" rzeczach, które robią atmosferę;
- organizacja integracji i wyjazdów firmowych;
💳 Administracja i finanse
- opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności;
- opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów;
- miękka windykacja - przypominanie klientom o płatnościach tak, żeby relacja na tym nie ucierpiała;
- bieżący kontakt z księgowością;
- dbanie o biuro;
🌌 Moje sprawy, czyli "ogarnięcie wszechświata"
- researche - od tematów biznesowych po bardzo przyziemne;
- organizacja kalendarza, moich wyjazdów, hoteli, urlopów;
- załatwianie spraw prywatnych - od zawiezienia auta na myjnię czy serwis, po rzeczy, których jeszcze nie wymyśliłem 🙂
- czasami wspólny wyjazd ze mną - spotkanie, targi, event;
📦 Operacja, czyli ręce na pokład
- logistyka paczek - statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem;
- jak trzeba, to spakowanie paczki czy pomoc na hali w drukarni;
- współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji - tak, żeby kolejnym razem dało się to zrobić szybciej (albo oddać to AI 🙂);
- różne "proszę, zrób to dla mnie" i inne "bojowe zadania" ⚔️
Ja jako founder robię przeróżne rzeczy - fajne i niefajne. Ta rola dokładnie tak samo: jak trzeba, to się robi, nawet jak nie było tego w opisie 🙂
* * *
🤖 AI to tu nie jest dodatek
Notatki ze spotkań robi u nas AI, researche robimy z AI, maile i dokumenty też powstają z AI. Na co dzień pracuję w Claude i szukam osoby, która pracuje podobnie.
Napiszę wprost: jeżeli nie korzystał*ś jeszcze z Claude, ChatGPT czy podobnych narzędzi w swojej codziennej pracy, to trudno będzie złapać wspólny flow 🙂 Nie szukam eksperta od AI, natomiast musisz wiedzieć co te narzędzia potrafią, gdzie się mylą i jak sprawdzać to, co Ci oddają. A te umiejętności pomogę też rozwinąć.
Nasze wymagania
Szukam osoby:
z doświadczeniem na podobnym stanowisku - asystentki / asystenta, office managera, najlepiej przy właścicielu firmy;
z realnym doświadczeniem w administracji i finansach firmy - faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy. Tego nie będę uczyć od zera, więc to musi być już u Ciebie "w rękach";
pracującej na co dzień z AI (patrz wyżej 🙂);
doskonale komunikującej się przez maila i w innych formach pisanych - to bardzo ważne, chciałbym abyś naprawdę dobrze pisał(a);
szczegółowej i skrupulatnej, a jednocześnie umiejącej ogarnąć chaos, jak już się wkradnie;
samodzielnej i proaktywnej - jeżeli widzisz przestrzeń, w której możesz mi jeszcze pomóc, to rozmawiamy o tym i pomagasz;
dokumentującej to, co robi, aby było wiadomo jak to potem zrobić ponownie;
dyskretnej - będziesz mieć dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych;
szybko uczącej się - jak czegoś nie wiesz, to się tego szybko dowiesz;
z czynnym prawem jazdy kategorii B i pewnej za kierownicą;
elastycznej, bo czasem trzeba wyjechać albo przestawić dzień;
ceniącej takie wartości jak: szczerość, rzetelność, wiarygodność, pogodę ducha i rozwój;
To oferujemy
W jakim modelu możemy pracować? 💻
- kontrakt B2B lub umowa zlecenie, możemy zaczynać od zaraz;
- wynagrodzenie zgodne z widełkami w ogłoszeniu, zwiększane wraz z rozwojem współpracy;
dziś pracujemy stacjonarnie w Lizawicach (pomiędzy Siechnicami a Oławą), natomiast wszyscy jesteśmy z Wrocławia i sporo spraw trzeba załatwiać też w mieście - dlatego szukamy osoby raczej z Wrocławia 🙂 Najwygodniej z tej strony miasta, skąd jest łatwy "wylot" w kierunku Siechnic / Oławy;
- elastyczne godziny pracy;
- działamy od początku na 100%, ale dajemy sobie pierwsze 1-3 miesiące na przetestowanie całego flow;
- integracje, prywatne ubezpieczenie LuxMed, MultiSport, ubezpieczenie na życie;
* * *
Kliknij "Aplikuj", jeżeli:
- chcesz być w fajnym, szczerym i uczciwym gronie osób 🤝;
- czujesz, że chcesz być częścią czegoś co możesz również budować 🏗️, a nie wykonywać tylko polecenia;
- lubisz partnerskie relacje w firmie i dużo pozytywnej energii;
- znasz swoją wartość i wiesz, że Twoje skille zadziałają 💎;
- cenisz swoje obietnice i deklaracje, zawsze starając się ich dotrzymać 🎯
Executive & Office Assistant Miejsce pracy: Łódź Twój zakres obowiązków - bieżące wsparcie Zarządu w organizacji pracy i realizacji powierzonych zadań, - zarządzanie kalendarzem spotkań, koordynacja terminów oraz organizacja spotkań biznesowych, - przygotowywanie dokumentów, prezentacji, raportów i zestawień na potrzeby ...
... która będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie CEO oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura. Oczekiwania - doświadczenie na podobnym stanowisku, np. Office Assistant, Personal Assistant, Executive Assistant lub Office Manager, - dobra znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku ...
... and innovative environment. We focus on collaboration, engagement, and achieving ambitious goals. We are currently looking for an Office Manager / Personal Assistant ready to join our adventure, share our ambition and help shape the future of digital banking. What you will be doing? As an Office Manager, you will be responsible ...
... w projektach firmowych oraz współpraca z wewnętrznymi zespołami. Wymagania: - Pierwsze doświadczenia w środowisku biurowym, w szczególności w obszarze front-office lub administracji. - Dobra znajomość obsługi pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint). - Umiejętność rozwiązywania problemów w dynamicznym środowisku pracy. ...
Executive Assistant Miejsce pracy: Poznań Twój zakres obowiązków - Uporządkowanie oraz prowadzenie dokumentacji korporacyjnej i administracyjnej spółek, - Organizacja i nadzór nad archiwum dokumentów, zarówno historycznych, jak i bieżących, - Dbanie o aktualność dokumentacji, umów, pełnomocnictw, uchwał oraz innych dokumentów ...
... and accuracy. Requirements: - Associate's or Bachelor's degree (or equivalent combination of education and experience). - Minimum 1 year of experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, or similar role. - Strong communication and presentation skills, with the ability to interact confidently across all organizational ...
... operational projects - Accompany the business on selected local and international trips when needed What we are looking for - Previous experience in a similar Executive Assistant , Personal Assistant , Office Manager , or Business Support role - HR background or solid exposure to HR-related processes - Very good organizational ...
Warszawa, Polska
Zobacz ofertę
REALMS DISTRIBUTION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Office & Operations Assistant Miejsce pracy: Wrocław Twój zakres obowiązków - Wsparcie w bieżących sprawach Zarządu oraz działu administracji - Pomoc w zarządzaniu kalendarzami, organizacją podróży i rozliczeń - Przygotowywanie pism, prezentacji, protokołów i raportów - Obieg i archiwizacja dokumentów - Wsparcie w obsłudze ...
... podstawowa znajomość zagadnień związanych z kadrami i księgowością - umiejętność prowadzenia i porządkowania dokumentacji pracowniczej - dobra znajomość pakietu MS Office lub Google Workspace, w szczególności arkuszy kalkulacyjnych - dokładność, systematyczność i dobra organizacja pracy - samodzielność w realizacji powierzonych ...
... Wsparcie podczas audytów BHP i bezpieczeństwa oraz dbanie o zgodność procesów biurowych z obowiązującymi procedurami. Nasze wymagania - Doświadczenie w obszarze office managementu, administracji lub koordynacji biura. - Samodzielna organizacja pracy biura oraz pracy z fakturami i dokumentacją finansowo-administracyjną. - Proaktywne ...