Executive Assistant & Office Manager w Wrocław, Polska

Twój zakres obowiązków

• Cześć, cieszę się, że tutaj trafił*ś!
• Jestem przedsiębiorcą prowadzącym głównie dwie firmy: hub poligraficzny (https://jobeax.com/link/TRIIJ6gkhaI5ccEV) oraz agencję digital / software house (https://jobeax.com/link/kdh377Fkd3XVYfwa). Czyli dwie nieduże, rozwijające się marki, które działają na styku sprzedaży i marketingu 🎯 Współpracuję również z kilkoma innymi projektami, jako osoba wspierająca w różnej roli. Łącznie pracuje ze mną około 12+ osób.
• Ze względu na nasz wzrost i reorganizację, po kilku latach ponownie szukam osoby na to stanowisko. Jako, że praca jest bezpośrednio ze mną, to dobrze jest wiedzieć z kim będziesz pracować - znajdź na LinkedIn!
• Jest wiele działań i miejsc, gdzie z Twoim wsparciem bylibyśmy w stanie wygenerować trochę mojego czasu na inne rzeczy, które mają prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego...
• Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej! 📈
• * *
• Poszukuję Office Managera / Executive Assistant do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach" 👟
• To nie jest stanowisko, które dopiero wymyślamy. Ta rola u nas istnieje i działa, więc wchodzisz w konkretny zakres, który przejmujesz na siebie - a potem razem go rozwijamy 🙂
• * *
• Co konkretnie będzie do zrobienia? 🤔
• 👥 Ludzie i HR
• - umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością);
• - pilnowanie wypłat i terminów;
• - pamiętanie o urodzinach, prezentach i tych wszystkich "małych" rzeczach, które robią atmosferę;
• - organizacja integracji i wyjazdów firmowych;
• 💳 Administracja i finanse
• - opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności;
• - opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów;
• - miękka windykacja - przypominanie klientom o płatnościach tak, żeby relacja na tym nie ucierpiała;
• - bieżący kontakt z księgowością;
• - dbanie o biuro;
• 🌌 Moje sprawy, czyli "ogarnięcie wszechświata"
• - researche - od tematów biznesowych po bardzo przyziemne;
• - organizacja kalendarza, moich wyjazdów, hoteli, urlopów;
• - załatwianie spraw prywatnych - od zawiezienia auta na myjnię czy serwis, po rzeczy, których jeszcze nie wymyśliłem 🙂
• - czasami wspólny wyjazd ze mną - spotkanie, targi, event;
• 📦 Operacja, czyli ręce na pokład
• - logistyka paczek - statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem;
• - jak trzeba, to spakowanie paczki czy pomoc na hali w drukarni;
• - współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji - tak, żeby kolejnym razem dało się to zrobić szybciej (albo oddać to AI 🙂);
• - różne "proszę, zrób to dla mnie" i inne "bojowe zadania" ⚔️
• Ja jako founder robię przeróżne rzeczy - fajne i niefajne. Ta rola dokładnie tak samo: jak trzeba, to się robi, nawet jak nie było tego w opisie 🙂
• * * *
• 🤖 AI to tu nie jest dodatek
• Notatki ze spotkań robi u nas AI, researche robimy z AI, maile i dokumenty też powstają z AI. Na co dzień pracuję w Claude i szukam osoby, która pracuje podobnie.
• Napiszę wprost: jeżeli nie korzystał*ś jeszcze z Claude, ChatGPT czy podobnych narzędzi w swojej codziennej pracy, to trudno będzie złapać wspólny flow 🙂 Nie szukam eksperta od AI, natomiast musisz wiedzieć co te narzędzia potrafią, gdzie się mylą i jak sprawdzać to, co Ci oddają. A te umiejętności pomogę też rozwinąć.

Nasze wymagania

To oferujemy

• W jakim modelu możemy pracować? 💻
• - kontrakt B2B lub umowa zlecenie, możemy zaczynać od zaraz;
• - wynagrodzenie zgodne z widełkami w ogłoszeniu, zwiększane wraz z rozwojem współpracy;
• dziś pracujemy stacjonarnie w Lizawicach (pomiędzy Siechnicami a Oławą), natomiast wszyscy jesteśmy z Wrocławia i sporo spraw trzeba załatwiać też w mieście - dlatego szukamy osoby raczej z Wrocławia 🙂 Najwygodniej z tej strony miasta, skąd jest łatwy "wylot" w kierunku Siechnic / Oławy;
• - elastyczne godziny pracy;
• - działamy od początku na 100%, ale dajemy sobie pierwsze 1-3 miesiące na przetestowanie całego flow;
• - integracje, prywatne ubezpieczenie LuxMed, MultiSport, ubezpieczenie na życie;
• * * *
• Kliknij "Aplikuj", jeżeli:
• - chcesz być w fajnym, szczerym i uczciwym gronie osób 🤝;
• - czujesz, że chcesz być częścią czegoś co możesz również budować 🏗️, a nie wykonywać tylko polecenia;
• - lubisz partnerskie relacje w firmie i dużo pozytywnej energii;
• - znasz swoją wartość i wiesz, że Twoje skille zadziałają 💎;
• - cenisz swoje obietnice i deklaracje, zawsze starając się ich dotrzymać 🎯