Executive Assistant & Operations Coordinator (K/M/X)
Miejsce pracy: Warszawa
Opis stanowiska:
- Kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne kadry zarządzającej, w tym zarządzanie kalendarzami, korespondencją oraz obiegiem dokumentów.
- Organizacja i koordynacja spotkań biznesowych, przygotowywanie materiałów, prezentacji, raportów oraz dokumentacji zarządczej.
- Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy kadrą zarządzającą a pozostałymi działami organizacji.
- Organizacja podróży służbowych, rezerwacja transportu i zakwaterowania oraz rozliczanie delegacji.
- Wsparcie w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ewidencji nieobecności oraz obsługi formalności administracyjnych.
- Koordynacja procesów związanych z fakturami kosztowymi, współpraca z dostawcami oraz wsparcie wybranych procesów zakupowych.
- Administracja wybranymi systemami biznesowymi, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz dbanie o aktualność danych.
- Koordynacja procesów i współpracy z dostawcami usług wspierających działalność operacyjną firmy.
- Nadzór nad dokumentacją oraz formalnościami związanymi z funkcjonowaniem jednostek biznesowych i współpracą z instytucjami zewnętrznymi.
- Samodzielna organizacja wydarzeń firmowych, warsztatów, konferencji i spotkań biznesowych.
- Wsparcie oraz koordynacja projektów biznesowych realizowanych we współpracy z różnymi działami organizacji.
- Udział w inicjatywach wspierających kulturę organizacyjną, zaangażowanie pracowników, działania employer brandingowe oraz projekty wellbeingowe i CSR.
Wymagania:
- Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, Office Manager, Project Coordinator lub podobnym.
- Doświadczenie we współpracy z kadrą menedżerską wyższego szczebla.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2) umożliwiająca swobodną komunikację na spotkaniach biznesowych.
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook, PowerPoint, Word i Excel.
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz zdolność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami i priorytetami jednocześnie.
- Samodzielność, proaktywność oraz umiejętność podejmowania inicjatywy i rozwiązywania problemów.
- Umiejętność budowania relacji oraz skutecznej współpracy z interesariuszami na różnych szczeblach organizacji.
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w międzynarodowej organizacji na podstawie umowy o pracę.
- Pracę od poniedziałku do piątku w przyjaznej atmosferze i przy wsparciu zespołu.
- Dostęp do nauki języków obcych (platforma online lub zajęcia z lektorem) oraz możliwości rozwoju zawodowego.
- Program poleceń pracowniczych z atrakcyjnymi bonusami.
- Program wsparcia pracowników (Employee Assistance Program) – bezpłatne wsparcie psychologiczne, prawne i finansowe 24/7.
- Dodatkowe dni wolne za wolontariat oraz profilaktyczne badania zdrowotne.
- Prywatną opiekę medyczną, dofinansowanie karty Multisport oraz ubezpieczenie na życie.
- Bony świąteczne zgodnie z polityką firmy.
Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami / kandydatkami.
Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji za pomocą przycisku aplikowania.
Klauzula informacyjna:
Informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sodexo Polska Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie (02-231), przy ul. Jutrzenki 137. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbędzie się w celu przeprowadzenia obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody, w celu udziału w przyszłych rekrutacja i przechowywania ich w bazie rekrutacyjnej Sodexo Polska Sp. z o.o. przez okres 2 lat. Podstawą prawną naszych działań jest art. 6 ust 1 lit. c Rozporządzenia Ogólnego o Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”). Odbiorcą podanych przez Panią/Pana danych osobowych mogą być podmioty trzecie wspierające Sodexo Polska Sp. z o.o. w procesie rekrutacji (doradztwo w zakresie rekrutacji, wsparcie w zakresie IT). Przy czym podmioty te przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z naszymi zaleceniami. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, wniesienia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych do innego administratora, skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy prawa. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, zbieranych przez nas na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy (imię/a i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego) jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celu. Konsekwencją niepodania tych danych osobowych będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Pana/Pani dobrowolnej zgody. Wyrażona zgoda może zostać wycofana w każdej chwili. Oświadczenia dotyczące Pana/Pani danych osobowych , w tym o wycofaniu zgody należy kierować zwrotnie na adres mailowy podany w danych kontaktowych. W razie jakichkolwiek wniosków lub skarg związanych z Pana/Pani danymi osobowymi może się Pan/Pani kontaktować z nami poprzez formularz dostępny na stronie Internetowej https://jobeax.com/link/ZBe4nClm7wvMMZ77