Executive Assistant w Warszawa, Polska

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe.
• Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.
• Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.
• Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.
• Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).
• Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.
• Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracą z kancelariami.
• Bardzo dobra znajomość MS Office.
• Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.
• Zmysł analityczny.
• Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.
• Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.

Dla naszego Klienta, firmy z sektora FMCG (produkty premium), działającej na rynku od ponad 35 lat poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant.

To nowa, samodzielna rola dla osoby, która poza wsparciem administracyjnym potrafi porządkować złożone zagadnienia, pilnować realizacji ustaleń i sprawiać, że tematy posuwają się do przodu.

Szukamy osoby, która nie czeka wyłącznie na zadania, ale jest proaktywna i lubi pracować projektowo oraz potrafi samodzielnie rozpoznać, co należy uporządkować, ustalić kolejne kroki i doprowadzić temat do końca.

,[Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów. Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami. , Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów. , Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y. , Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów. , Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów. , Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy. , Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami. , Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego. , Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami. , Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów. , Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych. , Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań. , Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji. , Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń. , Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej. , Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.] Requirements: MS Office