kompleksowe zarządzanie kalendarzem CEO – spotkania, priorytety i organizacja czasu;
przygotowywanie CEO do kluczowych spotkań – materiały, informacje i briefingi;
koordynowanie spotkań z Zarządem, senior managementem, partnerami biznesowymi i doradcami;
przygotowywanie prezentacji, dokumentów i zestawień;
zbieranie informacji z różnych działów i przedstawianie ich CEO w uporządkowanej formie;
monitorowanie realizacji zadań delegowanych przez CEO oraz eskalowanie opóźnień i tematów wymagających decyzji;
koordynowanie podpisów, obiegu dokumentów oraz spotkań z notariuszami;
organizacja i archiwizacja dokumentacji CEO;
bieżące reagowanie na zmiany w kalendarzu i priorytetach.
kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży CEO;
rezerwacja lotów, hoteli, samochodów i transferów;
przygotowywanie szczegółowych travel itineraries;
koordynowanie podróży z kalendarzem spotkań;
organizowanie wiz, dokumentów i pozostałych formalności;
organizacja złożonych podróży obejmujących wiele lokalizacji;
reorganizacja podróży w przypadku zmian last minute;
organizowanie wspólnych podróży CEO i innych członków kadry zarządzającej;
organizowanie bieżących spraw prywatnych CEO związanych z domem, awariami, zakupami, wyjściami do restauracji oraz na wydarzenia, wyszukiwanie odpowiednich usługodawców i specjalistów oraz koordynowanie realizacji powierzonych im zadań;
koordynowanie procesów związanych z nieruchomościami prywatnymi CEO.
Nasze wymagania
osoby z minimum 5-letnim doświadczeniem jako Executive Assistant, Personal Assistant lub na podobnym stanowisku, najlepiej we współpracy bezpośrednio z CEO, właścicielem firmy lub członkiem Zarządu;
z bardzo dobrą znajomością języka angielskiego umożliwiającą swobodną pracę w międzynarodowym środowisku;
traktującej rolę Executive / Personal Assistant jako świadomie wybraną ścieżkę zawodową;
bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej;
potrafiącej sprawnie ustalać priorytety i prowadzić wiele tematów jednocześnie;
proaktywnej – przewidującej potrzeby i szukającej rozwiązań, zamiast oczekiwać na szczegółowe instrukcje;
posiadającej silne poczucie ownershipu – zadanie oznacza odpowiedzialność za jego doprowadzenie do końca;
potrafiącej sprawnie działać pod presją czasu oraz reagować na nagłe zmiany i sytuacje last minute;
o bardzo wysokim poziomie dyskrecji, lojalności i odpowiedzialności w pracy z informacjami poufnymi;
z wysoką kulturą osobistą i swobodą komunikacji z kadrą zarządzającą, partnerami biznesowymi i zewnętrznymi doradcami;
bardzo dobrze posługującej się pakietem Microsoft Office i narzędziami wspierającymi organizację pracy;
elastycznej i gotowej do reagowania na pilne sytuacje, również poza standardowym harmonogramem pracy.
To oferujemy
stabilne zatrudnienie w jednej z największych i najbardziej dynamicznie rozwijających się firm na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych;
prywatna opieka medyczna;
karta sportowa;
nowoczesne biuro w centrum biznesowym Warszawy – tramwaj, autobus, metro;
system premii uznaniowych;
możliwość długofalowego rozwoju w roli Executive & Personal Assistant na najwyższym poziomie organizacji;
... Position Overview The Personal Assistant will be providing high-level personal assistance to the GM and executive team in addition responsible for overseeing the day-to-day administrative functions of the office. This role requires exceptional organizational skills, discretion, and the ability to multitask effectively ...
Executive Assistant Miejsce pracy: Poznań Twój zakres obowiązków - Uporządkowanie oraz prowadzenie dokumentacji korporacyjnej i administracyjnej spółek, - Organizacja i nadzór nad archiwum dokumentów, zarówno historycznych, jak i bieżących, - Dbanie o aktualność dokumentacji, umów, pełnomocnictw, uchwał oraz innych dokumentów ...
... prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego... - - Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej! 📈 - - * * - - Poszukuję Office Managera / Executive Assistant do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach" 👟 - - To nie jest stanowisko, ...
... and finding info? If yes, you might be just whom we're looking for! Join us as a fully remote Executive Assistant and work with the founders of start-ups and CEOs of small to medium companies. Every workday brings something new, letting you dive into different subjects and expand your knowledge. In the simplest terms, ...
... Koordynacja wybranych projektów i powierzonych zadań * Kontakt z partnerami biznesowymi, również zagranicznymi * Organizacja spotkań, podróży i harmonogramów * Przygotowywanie korespondencji i dokumentacji Kogo szukamy? Osoby samodzielnej, komunikatywnej, kreatywnej, z wysoką kulturą osobistą i naturalną swobodą w kontaktach biznesowych. ...
... judgment. We explicitly avoid using automated screening algorithms or AI-driven scoring systems for any part of the assessment. Every single profile is reviewed personally by our experienced recruiters, ensuring a thorough and unbiased consideration of your fit. IT Recruitment Poland | Executive Search | Recruitment Process ...
... Administrative Assistant in Operations Management Division Location: Warszawa, Śródmieście Reference Number: AA/2026_09 The description of duties is a presented below: - to provide administrative support in general administrative procedures; - to support in drafting notes, letters, reports and follow ups on documents; - to assist ...
... after the application process for possible further consideration for employment. You have the right to request access to, rectification and erasure of your personal data or that its use be restricted. You can also withdraw your consent to the processing of your applicant personal data at any time. To exercise these rights, ...
... organizational performance. We work across industries and geographies with boards, CEOs, executive teams and HR leaders. This is a tremendous opportunity for the right individual who enjoys being responsible, enjoys challenges, enjoys findings synergies in a complex organization and looks forward to work in a great, international ...
... using Search & Selection and Executive Search methods. Our ambition is to provide the highest level of service, ahead of the market and creating a new standard in the personal consulting industry. For our Client, globally recognized brand, we are looking for German speaking HR professionals (Junior to Senior level, depending ...