kompleksowe zarządzanie kalendarzem CEO – spotkania, priorytety i organizacja czasu;
przygotowywanie CEO do kluczowych spotkań – materiały, informacje i briefingi;
koordynowanie spotkań z Zarządem, senior managementem, partnerami biznesowymi i doradcami;
przygotowywanie prezentacji, dokumentów i zestawień;
zbieranie informacji z różnych działów i przedstawianie ich CEO w uporządkowanej formie;
monitorowanie realizacji zadań delegowanych przez CEO oraz eskalowanie opóźnień i tematów wymagających decyzji;
koordynowanie podpisów, obiegu dokumentów oraz spotkań z notariuszami;
organizacja i archiwizacja dokumentacji CEO;
bieżące reagowanie na zmiany w kalendarzu i priorytetach.
kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży CEO;
rezerwacja lotów, hoteli, samochodów i transferów;
przygotowywanie szczegółowych travel itineraries;
koordynowanie podróży z kalendarzem spotkań;
organizowanie wiz, dokumentów i pozostałych formalności;
organizacja złożonych podróży obejmujących wiele lokalizacji;
reorganizacja podróży w przypadku zmian last minute;
organizowanie wspólnych podróży CEO i innych członków kadry zarządzającej;
organizowanie bieżących spraw prywatnych CEO związanych z domem, awariami, zakupami, wyjściami do restauracji oraz na wydarzenia, wyszukiwanie odpowiednich usługodawców i specjalistów oraz koordynowanie realizacji powierzonych im zadań;
koordynowanie procesów związanych z nieruchomościami prywatnymi CEO.
Nasze wymagania
osoby z minimum 5-letnim doświadczeniem jako Executive Assistant, Personal Assistant lub na podobnym stanowisku, najlepiej we współpracy bezpośrednio z CEO, właścicielem firmy lub członkiem Zarządu;
z bardzo dobrą znajomością języka angielskiego umożliwiającą swobodną pracę w międzynarodowym środowisku;
traktującej rolę Executive / Personal Assistant jako świadomie wybraną ścieżkę zawodową;
bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej;
potrafiącej sprawnie ustalać priorytety i prowadzić wiele tematów jednocześnie;
proaktywnej – przewidującej potrzeby i szukającej rozwiązań, zamiast oczekiwać na szczegółowe instrukcje;
posiadającej silne poczucie ownershipu – zadanie oznacza odpowiedzialność za jego doprowadzenie do końca;
potrafiącej sprawnie działać pod presją czasu oraz reagować na nagłe zmiany i sytuacje last minute;
o bardzo wysokim poziomie dyskrecji, lojalności i odpowiedzialności w pracy z informacjami poufnymi;
z wysoką kulturą osobistą i swobodą komunikacji z kadrą zarządzającą, partnerami biznesowymi i zewnętrznymi doradcami;
bardzo dobrze posługującej się pakietem Microsoft Office i narzędziami wspierającymi organizację pracy;
elastycznej i gotowej do reagowania na pilne sytuacje, również poza standardowym harmonogramem pracy.
To oferujemy
stabilne zatrudnienie w jednej z największych i najbardziej dynamicznie rozwijających się firm na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych;
prywatna opieka medyczna;
karta sportowa;
nowoczesne biuro w centrum biznesowym Warszawy – tramwaj, autobus, metro;
system premii uznaniowych;
możliwość długofalowego rozwoju w roli Executive & Personal Assistant na najwyższym poziomie organizacji;