Twój zakres obowiązków

Kompleksowe zarządzanie kalendarzem służbowym i prywatnym, w tym koordynowanie spotkań, terminów i bieżących zobowiązań oraz priorytetyzowanie zadań.
Proaktywne monitorowanie terminów, ustaleń i follow-upów oraz przewidywanie bieżących potrzeb.
Planowanie i koordynowanie podróży służbowych i prywatnych – loty, hotele, transport lokalny, szczegółowe itineraria i bieżące zmiany.
Organizowanie spotkań, wydarzeń i uroczystości prywatnych oraz biznesowych, w tym rezerwacja restauracji, klubów i przestrzeni oraz współpraca z działem eventów.
Koordynowanie dostawców i usługodawców, m.in. cateringu, florystyki, fotografii, transportu, firm sprzątających, gospodyń domowych, zespołu bezpieczeństwa oraz usług technicznych i konserwacyjnych.
Dbanie o odpowiednią organizację, estetykę i przygotowanie przestrzeni podczas spotkań i wydarzeń.
Obsługa i priorytetyzowanie korespondencji e-mailowej, telefonicznej i tradycyjnej.
Przygotowywanie pism, prezentacji, agend, briefów, notatek ze spotkań oraz materiałów wspierających przygotowanie do spotkań.
Organizowanie i zarządzanie dokumentacją, w tym umowami, fakturami, raportami i innymi poufnymi dokumentami, oraz koordynowanie ich obiegu.
Współpraca i bieżąca koordynacja kontaktu z prawnikami, księgowymi, doradcami i innymi zewnętrznymi ekspertami.
Koordynowanie ustaleń i działań pomiędzy interesariuszami oraz monitorowanie ich realizacji.
Organizowanie zakupów, monitorowanie dostępności i uzupełnianie dedykowanych produktów oraz odbieranie i dostarczanie zamówień.
Koordynowanie bieżącego funkcjonowania nieruchomości, w tym prac serwisowych, konserwacyjnych, zaopatrzenia i przygotowania domów podczas nieobecności gospodarzy.
Dyskretne i kompleksowe wsparcie w sprawach osobistych i rodzinnych, m.in. zarządzanie kalendarzem rodziny, umawianie wizyt lekarskich i organizacja bieżących spraw.
Samodzielne prowadzenie powierzonych zadań i projektów oraz sprawne reagowanie na sytuacje ad hoc i nieprzewidziane zmiany.
Zapewnienie najwyższego poziomu poufności, dyskrecji, profesjonalizmu i dbałości o szczegóły we wszystkich powierzonych zadaniach.

Nasze wymagania

Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 3 lata), mile widziane doświadczenie w pracy z VIP, bądź osobą publiczną.
Doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność priorytetyzacji zadań.
Pełna dyskrecja i lojalność.
Dyspozycyjność i elastyczność czasowa, gotowość do pracy w niestandardowych godzinach (również wieczorami i w weekendy).
Wysoka kultura osobista.
Dbałość o detale i najwyższą jakość wykonywanych czynności.
Dokładność, samodzielność i terminowość.
Umiejętność radzenia sobie ze stresem oraz szybkiego reagowania na zmieniające się sytuacje.
Silnie rozwinięte umiejętności negocjacyjne i komunikacyjne.
Biegła znajomość języka angielskiego (min. B2).
Biegła obsługa pakietu MS Office.
Czynne prawo jazdy kat. B.

To oferujemy

Atrakcyjne wynagrodzenie, uzależnione od doświadczenia oraz posiadanych kompetencji.
Elastyczną formę współpracy.
Poczucie sprawczości i możliwość implementowania własnych pomysłów.

Niezbędne narzędzia służbowe.
Komfortowe biuro na Dolnym Mokotowie i przyjazną atmosferę.
Prywatną opiekę medyczną.

Executive Personal Assistant

Zacznij od adresu e-mail