Kompleksowe zarządzanie kalendarzem służbowym i prywatnym, w tym koordynowanie spotkań, terminów i bieżących zobowiązań oraz priorytetyzowanie zadań.
Proaktywne monitorowanie terminów, ustaleń i follow-upów oraz przewidywanie bieżących potrzeb.
Planowanie i koordynowanie podróży służbowych i prywatnych – loty, hotele, transport lokalny, szczegółowe itineraria i bieżące zmiany.
Organizowanie spotkań, wydarzeń i uroczystości prywatnych oraz biznesowych, w tym rezerwacja restauracji, klubów i przestrzeni oraz współpraca z działem eventów.
Koordynowanie dostawców i usługodawców, m.in. cateringu, florystyki, fotografii, transportu, firm sprzątających, gospodyń domowych, zespołu bezpieczeństwa oraz usług technicznych i konserwacyjnych.
Dbanie o odpowiednią organizację, estetykę i przygotowanie przestrzeni podczas spotkań i wydarzeń.
Obsługa i priorytetyzowanie korespondencji e-mailowej, telefonicznej i tradycyjnej.
Przygotowywanie pism, prezentacji, agend, briefów, notatek ze spotkań oraz materiałów wspierających przygotowanie do spotkań.
Organizowanie i zarządzanie dokumentacją, w tym umowami, fakturami, raportami i innymi poufnymi dokumentami, oraz koordynowanie ich obiegu.
Współpraca i bieżąca koordynacja kontaktu z prawnikami, księgowymi, doradcami i innymi zewnętrznymi ekspertami.
Koordynowanie ustaleń i działań pomiędzy interesariuszami oraz monitorowanie ich realizacji.
Organizowanie zakupów, monitorowanie dostępności i uzupełnianie dedykowanych produktów oraz odbieranie i dostarczanie zamówień.
Koordynowanie bieżącego funkcjonowania nieruchomości, w tym prac serwisowych, konserwacyjnych, zaopatrzenia i przygotowania domów podczas nieobecności gospodarzy.
Dyskretne i kompleksowe wsparcie w sprawach osobistych i rodzinnych, m.in. zarządzanie kalendarzem rodziny, umawianie wizyt lekarskich i organizacja bieżących spraw.
Samodzielne prowadzenie powierzonych zadań i projektów oraz sprawne reagowanie na sytuacje ad hoc i nieprzewidziane zmiany.
Zapewnienie najwyższego poziomu poufności, dyskrecji, profesjonalizmu i dbałości o szczegóły we wszystkich powierzonych zadaniach.
Nasze wymagania
Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 3 lata), mile widziane doświadczenie w pracy z VIP, bądź osobą publiczną.
Doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność priorytetyzacji zadań.
Pełna dyskrecja i lojalność.
Dyspozycyjność i elastyczność czasowa, gotowość do pracy w niestandardowych godzinach (również wieczorami i w weekendy).
Wysoka kultura osobista.
Dbałość o detale i najwyższą jakość wykonywanych czynności.
Dokładność, samodzielność i terminowość.
Umiejętność radzenia sobie ze stresem oraz szybkiego reagowania na zmieniające się sytuacje.
Silnie rozwinięte umiejętności negocjacyjne i komunikacyjne.
Biegła znajomość języka angielskiego (min. B2).
Biegła obsługa pakietu MS Office.
Czynne prawo jazdy kat. B.
To oferujemy
Atrakcyjne wynagrodzenie, uzależnione od doświadczenia oraz posiadanych kompetencji.
Elastyczną formę współpracy.
Poczucie sprawczości i możliwość implementowania własnych pomysłów.
Niezbędne narzędzia służbowe.
Komfortowe biuro na Dolnym Mokotowie i przyjazną atmosferę.
... powierzonych im zadań; - koordynowanie procesów związanych z nieruchomościami prywatnymi CEO. Nasze wymagania - osoby z minimum 5-letnim doświadczeniem jako Executive Assistant, Personal Assistant lub na podobnym stanowisku, najlepiej we współpracy bezpośrednio z CEO, właścicielem firmy lub członkiem Zarządu; - z bardzo ...
... productive office environment - Help plan team social events and employee engagement activities for the Warsaw office Our requirements - Proven experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, or similar one-to-one support role - Experience booking executive travel and international trips - Excellent organisational, ...
... activities - private medical care - fruits - corporate products and services at discounted prices - integration events - meal passes Position Overview The Personal Assistant will be providing high-level personal assistance to the GM and executive team in addition responsible for overseeing the day-to-day administrative ...
... operational projects - Accompany the business on selected local and international trips when needed What we are looking for - Previous experience in a similar Executive Assistant , Personal Assistant , Office Manager , or Business Support role - HR background or solid exposure to HR-related processes - Very good organizational ...
Twoja przyszła firma Dla naszego Klienta poszukujemy osoby na stanowisko Executive Office Assistant, która będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie CEO oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura. Oczekiwania - doświadczenie na podobnym stanowisku, np. Office Assistant, Personal Assistant, Executive Assistant lub ...
... dynamic and innovative environment. We focus on collaboration, engagement, and achieving ambitious goals. We are currently looking for an Office Manager / Personal Assistant ready to join our adventure, share our ambition and help shape the future of digital banking. What you will be doing? As an Office Manager, you will ...
Szukamy personalnej asystentki do startupu AI z biurem w Katowicach. Pełny etat, stacjonarnie, 9500 PLN brutto miesięcznie. Budujemy startup, a obok rośnie kanał na YouTube. Zespół jest mały, tempo duże i codzienne sprawy zjadają nam coraz więcej czasu. Dlatego szukamy asystentki dla całego teamu. Czym będziesz się zajmować: ...
Executive Assistant Miejsce pracy: Poznań Twój zakres obowiązków - Uporządkowanie oraz prowadzenie dokumentacji korporacyjnej i administracyjnej spółek, - Organizacja i nadzór nad archiwum dokumentów, zarówno historycznych, jak i bieżących, - Dbanie o aktualność dokumentacji, umów, pełnomocnictw, uchwał oraz innych dokumentów ...
... and accuracy. Requirements: - Associate's or Bachelor's degree (or equivalent combination of education and experience). - Minimum 1 year of experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, or similar role. - Strong communication and presentation skills, with the ability to interact confidently across all organizational ...