Kompleksowe zarządzanie kalendarzem służbowym i prywatnym, w tym koordynowanie spotkań, terminów i bieżących zobowiązań oraz priorytetyzowanie zadań.
Proaktywne monitorowanie terminów, ustaleń i follow-upów oraz przewidywanie bieżących potrzeb.
Planowanie i koordynowanie podróży służbowych i prywatnych – loty, hotele, transport lokalny, szczegółowe itineraria i bieżące zmiany.
Organizowanie spotkań, wydarzeń i uroczystości prywatnych oraz biznesowych, w tym rezerwacja restauracji, klubów i przestrzeni oraz współpraca z działem eventów.
Koordynowanie dostawców i usługodawców, m.in. cateringu, florystyki, fotografii, transportu, firm sprzątających, gospodyń domowych, zespołu bezpieczeństwa oraz usług technicznych i konserwacyjnych.
Dbanie o odpowiednią organizację, estetykę i przygotowanie przestrzeni podczas spotkań i wydarzeń.
Obsługa i priorytetyzowanie korespondencji e-mailowej, telefonicznej i tradycyjnej.
Przygotowywanie pism, prezentacji, agend, briefów, notatek ze spotkań oraz materiałów wspierających przygotowanie do spotkań.
Organizowanie i zarządzanie dokumentacją, w tym umowami, fakturami, raportami i innymi poufnymi dokumentami, oraz koordynowanie ich obiegu.
Współpraca i bieżąca koordynacja kontaktu z prawnikami, księgowymi, doradcami i innymi zewnętrznymi ekspertami.
Koordynowanie ustaleń i działań pomiędzy interesariuszami oraz monitorowanie ich realizacji.
Organizowanie zakupów, monitorowanie dostępności i uzupełnianie dedykowanych produktów oraz odbieranie i dostarczanie zamówień.
Koordynowanie bieżącego funkcjonowania nieruchomości, w tym prac serwisowych, konserwacyjnych, zaopatrzenia i przygotowania domów podczas nieobecności gospodarzy.
Dyskretne i kompleksowe wsparcie w sprawach osobistych i rodzinnych, m.in. zarządzanie kalendarzem rodziny, umawianie wizyt lekarskich i organizacja bieżących spraw.
Samodzielne prowadzenie powierzonych zadań i projektów oraz sprawne reagowanie na sytuacje ad hoc i nieprzewidziane zmiany.
Zapewnienie najwyższego poziomu poufności, dyskrecji, profesjonalizmu i dbałości o szczegóły we wszystkich powierzonych zadaniach.
Nasze wymagania
Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 3 lata), mile widziane doświadczenie w pracy z VIP, bądź osobą publiczną.
Doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność priorytetyzacji zadań.
Pełna dyskrecja i lojalność.
Dyspozycyjność i elastyczność czasowa, gotowość do pracy w niestandardowych godzinach (również wieczorami i w weekendy).
Wysoka kultura osobista.
Dbałość o detale i najwyższą jakość wykonywanych czynności.
Dokładność, samodzielność i terminowość.
Umiejętność radzenia sobie ze stresem oraz szybkiego reagowania na zmieniające się sytuacje.
Silnie rozwinięte umiejętności negocjacyjne i komunikacyjne.
Biegła znajomość języka angielskiego (min. B2).
Biegła obsługa pakietu MS Office.
Czynne prawo jazdy kat. B.
To oferujemy
Atrakcyjne wynagrodzenie, uzależnione od doświadczenia oraz posiadanych kompetencji.
Elastyczną formę współpracy.
Poczucie sprawczości i możliwość implementowania własnych pomysłów.
Niezbędne narzędzia służbowe.
Komfortowe biuro na Dolnym Mokotowie i przyjazną atmosferę.
... activities - private medical care - fruits - corporate products and services at discounted prices - integration events - meal passes Position Overview The Personal Assistant will be providing high-level personal assistance to the GM and executive team in addition responsible for overseeing the day-to-day administrative ...
... powierzonych im zadań; - koordynowanie procesów związanych z nieruchomościami prywatnymi CEO. Nasze wymagania - osoby z minimum 5-letnim doświadczeniem jako Executive Assistant, Personal Assistant lub na podobnym stanowisku, najlepiej we współpracy bezpośrednio z CEO, właścicielem firmy lub członkiem Zarządu; - z bardzo ...
Executive Assistant Miejsce pracy: Poznań Twój zakres obowiązków - Uporządkowanie oraz prowadzenie dokumentacji korporacyjnej i administracyjnej spółek, - Organizacja i nadzór nad archiwum dokumentów, zarówno historycznych, jak i bieżących, - Dbanie o aktualność dokumentacji, umów, pełnomocnictw, uchwał oraz innych dokumentów ...
... prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego... - - Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej! 📈 - - * * - - Poszukuję Office Managera / Executive Assistant do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach" 👟 - - To nie jest stanowisko, ...
Executive Assistant and Researcher Miejsce pracy: Warszawa Your responsibilities - PRODUCTS: Conduct in-depth research and comparisons of products like standing desks, Cloud Storage Solutions, electronics, and safety equipment. Provide top options tailored to specific client needs. - SERVICES: Find and compare services ...
Poszukujemy osoby z inicjatywą, energią i doskonałą organizacją pracy, która chciałaby zaangażować się w realizację interesujących przedsięwzięć w Polsce i za granicą.
... pilnowanie deadline’ów. - Rozumienie procesów kreatywnych oraz umiejętność łączenia strategii z egzekucją. - Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – wiesz, jak budować i utrzymywać dobre relacje. - Umiejętność pracy z budżetem oraz dbałość o detale. - Język angielski na poziomie min. B2. - Język polski ...
... się organizacji? W Vasco Bohemia poszukujemy osoby, która obejmie odpowiedzialność za rozwój sprzedaży w obszarze transportu drogowego na stanowisku Sales Executive. Kim jesteśmy? Vasco Bohemia należy do rodzinnej grupy logistyczno-morskiej VASCO Group, której siedziba znajduje się w Kraju Basków w Hiszpanii. VASCO Group ...
... Wykształcenia kierunkowego (technicznego ani ekonomicznego). - Doświadczenia w konkretnym systemie CRM. Poszukujemy do Interactive Workspace Sp. z o.o. Account Executive, który będzie zajmował się pozyskiwaniem i rozwojem klientów B2B w sektorze MŚP w obszarze usług IT (sieć, infrastruktura IT, Microsoft 365, Atlassian, outsourcing ...