HR Manager & Payroll Admin w Katowice, Polska

HR Manager & Payroll Admin

Miejsce pracy: Katowice

Your responsibilities

• HR duties
• Serve as the primary point of contact and deliver a comprehensive, end-to-end HR service for our c50 Polish employees, managing everything from onboarding to offboarding.
• Act as a partner and coach to managers, offering guidance on performance management, employee relations, management practices, and labor law application for Polish teams, while offering support across the global business where needed.
• Lead the setup, configuration, and ongoing compliance of the Polish e-Akta (Electronic Personnel Files) system in accordance with statutory requirements (Parts A–E), technical metadata standards, and GDPR/RODO regulations.
• Manage the migration of existing physical paper HR archives into the online e-Akta system, including high-quality scanning, indexing, and legal certification using EU-accredited Qualified Electronic Signatures/Seals (eIDAS standard).
• Maintain 100% compliant electronic personnel records for all new joiners, leavers and existing team members, ensuring fully paperless HR workflows.
• Draft and manage all employee documentation in compliance with local regulations, including contracts, annexes, certificates, and termination documents.
• Oversee core HR administrative activities, including induction, probation reviews, maternity/family-friendly leave, and benefits administration (enrolling new joiners, removing leavers, and ensuring local compliance).
• Assist the global HR team with wider administrative transactions and onboarding/offboarding tasks for employees outside of Poland.
• Actively participate in and support global HR projects, policy rollouts, and process improvement initiatives across the broader business.
• Payroll duties:
• Update and maintain basic payroll records within the payroll system (Papaya) for Polish employees, including calculations of remuneration, leave, and overtime.
• Perform monthly payroll checks and controls to ensure 100% accuracy and compliance.
• Ensure all local payroll deadlines are met consistently.
• Execute ad hoc and payroll tasks as needed.

Our requirements

• Proven experience as an HR Generalist or HR Manager in Poland, with hands-on experience managing end-to-end HR operations for a headcount of similar scale (~50 employees).
• Deep, up-to-date knowledge of Polish Labor Law, compliance standards, and local payroll practices.
• Practical experience with or strong technical understanding of setting up and administering Polish e-Akta (Electronic Personnel Files) and utilizing Qualified Electronic Signatures/Seals (eIDAS standard).
• Demonstrated ability to manage document digitisation projects and cross-border GDPR/RODO compliance.
• Strong collaborative mindset with experience supporting wider global HR teams and international administration.
• High emotional intelligence and exceptional communication skills, with a track record of coaching managers at all levels.
• Hands-on experience with payroll management software (experience with Papaya Global is a plus).
• Highly organized with meticulous attention to detail and a proactive approach to problem-solving.
• Fluent in Polish and English (both written and spoken).

What we offer

• Employment contract
• Private medical coverage
• Group insurance
• MyBenefit platform (incl. MultiSport card)
• Hybrid work arrangements: 2-3 days a week in the office in Katowice (Żelazna).
• Flexible working hours
• An opportunity to work in a dynamic, international environment within the sports media industry
• PPE (Pracownicze Plany Emerytalne)

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• life insurance
• remote work opportunities
• flexible working time
• no dress code
• parking space for employees
• extra leave

This is a 12-month Fixed Term Contract.

We are looking for an incredibly organised, personable, and driven HR manager with strong knowledge of Polish payroll and labour law. In this role, you will serve as the dedicated primary point of contact for our c50 Polish employees, delivering a seamless, end-to-end HR service across the full employee lifecycle. Beyond managing localized HR and payroll operations, including leading the compliant transition to an online electronic personnel file system (e-Akta) you will partner closely with our wider global HR team to assist with international administration and collaborate on strategic company-wide projects.

FootballCo Services sp. z.o.o.

Footballco is a global, football focused, digital platform – supercharged by new PE capital – with an ambition to own the non-live football landscape worldwide. Combining some of the leading minds in football, an award winning creative and production function, as well as digital platforms that are loved by 400m fans globally, FC aims to own the digital fan ecosystem across the world’s biggest sport.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez FOOTBALLCO SERVICES sp. z o.o. z siedzibą w: Żelazna 2, 40-851 Katowice (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: [email protected].