Operations & Office Assistant (Junior) w Warszawa, Polska

Operations & Office Assistant (Junior)

Miejsce pracy: Warszawa

Your responsibilities

From day one:

* Being available at our Warsaw office when needed: receiving deliveries, welcoming guests, keeping the office organized and supplied

* Handling shipments, such as sending equipment (MacBooks, accessories), documents and packages to team members and clients

* Running day-to-day errands and admin tasks for the management team

* Keeping internal calendars, meetings and simple company events organized

As you grow into the role:

* Coordinating feedback cycles: collecting input, sending reminders, keeping track of deadlines

Supporting onboarding and offboarding: accounts, equipment, documents, first-day logistics

* Acting as an internal assistant for leadership: following up, chasing answers, closing loops

* Preparing, tracking and organizing contracts, offers and other documents with management, legal and accounting

If you’re really good:

* Mapping our internal processes and finding what can be simplified

* Automating repetitive work with AI and automation tools (e.g. Make, Zapier, Google Workspace, LLM-based assistants)

* Owning internal operations end to end

Our requirements

• You’re a student or a recent graduate. Ongoing or completed studies in a related field are required, e.g. management, administration, economics, law, HR, or similar.
• You’re available every working day. This doesn’t have to be full-time, but you can respond during the day and come to the office when needed
• You’re very disciplined and organized, and you’re reliable. These matter most to us!
• You’re proactive and can work independently: you don’t wait to be told twice
• You communicate clearly and professionally in Polish and English
• You’re comfortable with online tools (Google Workspace, Slack or similar), or you’re keen to learn them fast
• You’re discreet. You’ll work with contracts and internal information

Optional

• Experience in office administration, operations or as an assistant (even part-time or during your studies)
• Interest in automation, no-code tools or AI, and having already built something for yourself
• Interest in the tech industry

What we offer

• 5 000 – 8 000 PLN gross/month on a contract of mandate (umowa zlecenie) to start, with the option to move to another form of cooperation later
• Flexible hours and hybrid work, focused on outcomes, not hours spent at a desk
• Working directly with company leadership, so you’ll learn how a software company runs from the inside
• A real chance to grow: the scope and seniority of this role depend on you
• A modern office in central Warsaw, with free coffee and drinks and no dress code
• Equipment provided if needed (MacBook)
• Multisport card

About Us

YND is a digital product studio that started in Berlin and now has its engineering hub in Warsaw. Since 2014 we’ve designed and built web and mobile products for global brands and fast-growing startups, with over 80 projects delivered for clients including Zalando, IWC Schaffhausen, Trade Republic, Volkswagen, Lufthansa, Bidfood and orderbird. We work with complexity, but keep things simple, and that’s what we expect from our internal operations too.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez YND TECHNOLOGIES sp. z o.o. z siedzibą w: Mokotowska 63/LU20, 00-533 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 2 lat, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.