Personal Assistant w Warszawa, Polska

Personal Assistant

Miejsce pracy: Warszawa

Your responsibilities

As we open our new Warsaw office, we are looking for a proactive and highly organised Personal Assistant to provide dedicated, on-the-ground support to our CEO, who is based in Warsaw. Based from our Warsaw office, you'll work alongside the CEO's existing PA (UK based) to cover his day-to-day personal and administrative support. This is primarily a personal and executive support role, managing the CEO's diary, correspondence, travel and day-to-day arrangements across both business and personal matters, with a secondary responsibility for administrative and office coordination duties as the new Warsaw office gets established.

Personal & Executive Support to the CEO

- Manage the CEO's diary, meetings, travel arrangements and correspondence

- Manage the CEO's personal and domestic arrangements, running errands as required

- Act as a trusted point of contact in Warsaw, exercising discretion and confidentiality at all times

- Anticipate the CEO's needs and proactively manage his schedule and priorities

- Expected to be out and about regularly on the CEO's behalf; a driving licence is preferred but not essential

Office & Administrative Support

- Provide day-to-day administrative support for the Warsaw office, including supplies, equipment and facilities.

- Support employee onboarding and offboarding administration, including equipment and documentation

- Coordinate meeting rooms and office communications

- Assist with vendor relationships and maintain an orderly, safe and productive office environment

- Help plan team social events and employee engagement activities for the Warsaw office

Our requirements

• Proven experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, or similar one-to-one support role
• Experience booking executive travel and international trips
• Excellent organisational, communication and multitasking skills, with the ability to manage competing priorities
• High level of discretion and trustworthiness, given the personal nature of the role
• Fluency in English (spoken and written)
• Familiarity with Polish employment and administrative practices is an advantage
• Comfortable being flexible and responsive outside standard office hours where needed

About Us

We are a software consultancy providing highly skilled consultants to support client business needs. We work within private and public sectors, including financial services, government, healthcare, property, education, oil & gas, broadcasting, gaming and renewable energy organisations. We are continuously growing as a business, with new client wins and multiple offices located in the UK, Poland and Canada.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez TEST DRIVEN SOLUTIONS POLAND sp. z o.o. z siedzibą w: Powstańców Śląskich 15, 53-332 Wrocław (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: [email protected].