https://jobeax.com/link/4Z4lImh6GcT9Nilx to butikowe biuro podróży specjalizujące się w projektach incentive travel, MICE oraz podróżach premium dla Klientów biznesowych i indywidualnych.

W związku z rozwojem działalności i zwiększającą się liczbą realizowanych projektów poszukujemy osoby, która dołączy do naszego zespołu operacyjnego i będzie odpowiadać za ich sprawne przygotowanie, koordynację oraz realizację.

Szukamy osoby z praktycznym doświadczeniem w organizowaniu złożonych przedsięwzięć, koordynowaniu wielu równoległych zadań, współpracy z dostawcami oraz zarządzaniu terminami i dokumentacją.

Istotne są dla nas samodzielność, odpowiedzialność za rezultat, umiejętność przewidywania problemów oraz konsekwentne doprowadzanie powierzonych projektów do zakończenia.

Zapewniamy wdrożenie w nasze standardy, narzędzia i specyfikę projektów incentive travel oraz MICE. Oczekujemy jednak, że nowa osoba wniesie już rozwinięte kompetencje organizacyjne i operacyjne, umożliwiające stopniowe, ale sprawne przejmowanie odpowiedzialności za projekty.

Stanowisko stanowi część rozwijanej struktury Project Delivery https://jobeax.com/link/4Z4lImh6GcT9Nilx, odpowiedzialnej za jakość, terminowość i efektywność realizacji projektów.

Project Manager / Project Coordinator – Incentive Travel & MICE

Miejsce pracy: Sopot, centrum

Zakres odpowiedzialności

Samodzielne przygotowywanie i koordynowanie powierzonych projektów incentive travel, MICE oraz podróży premium, po zapoznaniu się ze standardami NAT.travel.
Prowadzenie projektów od momentu przekazania ich przez dział handlowy do zakończenia realizacji i operacyjnego rozliczenia.
Planowanie, organizowanie i nadzorowanie harmonogramów, zadań, terminów oraz zasobów projektowych.
Koordynowanie współpracy z hotelami, DMC, liniami lotniczymi, przewoźnikami, restauracjami i pozostałymi partnerami.
Przygotowywanie oraz kontrolowanie rezerwacji, list uczestników, rooming list, voucherów, dokumentacji podróżnej i realizacyjnej.
Prowadzenie bieżącej komunikacji operacyjnej z Klientami i dostawcami, również w języku angielskim.
Przygotowywanie kompletnych materiałów i instrukcji dla pilotów oraz osób odpowiedzialnych za realizację projektów w terenie.
Monitorowanie kosztów operacyjnych projektu, kompletności dokumentacji oraz terminowości zobowiązań we współpracy z zespołem Finance & Control.
Identyfikowanie ryzyk, proponowanie rozwiązań i odpowiednio wczesne eskalowanie zagadnień wymagających decyzji.
Dbanie o jakość realizacji, standard obsługi Klienta oraz prawidłowy przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu.
Współtworzenie i doskonalenie procedur, checklist oraz standardów organizacyjnych.

Kogo szukamy

Poszukujemy osoby, która:

posiada minimum 2 lata praktycznego doświadczenia w koordynacji projektów, organizacji wydarzeń, logistyce, turystyce, hotelarstwie, obsłudze operacyjnej B2B lub pokrewnych obszarach,
ma doświadczenie w samodzielnym organizowaniu procesów obejmujących wiele zadań, terminów i zaangażowanych stron;
potrafi skutecznie zarządzać priorytetami i prowadzić kilka równoległych tematów,
bierze odpowiedzialność za rezultat, a nie wyłącznie za wykonanie pojedynczych czynności,
swobodnie komunikuje się z Klientami i partnerami biznesowymi,
posługuje się językiem angielskim na poziomie minimum B2, umożliwiającym samodzielną komunikację zawodową,
sprawnie korzysta z Excela, narzędzi cyfrowych, systemów współpracy i zarządzania zadaniami,
jest dokładna, terminowa, samodzielna i potrafi pracować pod presją zmieniających się okoliczności,
wykazuje inicjatywę, przewiduje potencjalne problemy i proponuje rozwiązania,
potrafi pracować zarówno samodzielnie, jak i w niewielkim, interdyscyplinarnym zespole.

Dodatkowym atutem będzie:

doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych, incentive travel, MICE lub eventów biznesowych,
znajomość współpracy z zagranicznymi DMC i dostawcami usług turystycznych,
doświadczenie w przygotowywaniu budżetów, kalkulacji i rozliczeń projektowych,
znajomość narzędzi CRM, systemów zarządzania projektami oraz wykorzystania AI w pracy operacyjnej.

Nie wymagamy doświadczenia wyłącznie w branży turystycznej. Cenimy również kompetencje zdobyte w zarządzaniu projektami, logistyce, hotelarstwie, organizacji wydarzeń i innych środowiskach operacyjnych. Warunkiem jest jednak udokumentowane doświadczenie w koordynowaniu złożonych zadań oraz gotowość do samodzielnego przejmowania odpowiedzialności za ich realizację

Charakter pracy

pełny etat,
umowa o pracę lub współpraca B2B,
biuro w Sopocie,
w pierwszym okresie istotna obecność w biurze ze względu na intensywne wdrożenie,
po osiągnięciu odpowiedniej samodzielności możliwość częściowej pracy hybrydowej,
przy niektórych projektach możliwość udziału w realizacjach i podróżach służbowych.

Co oferujemy

ustrukturyzowane wdrożenie w standardy operacyjne https://jobeax.com/link/4Z4lImh6GcT9Nilx oraz stopniowe przekazywanie odpowiedzialności za samodzielnie prowadzone projekty, odpowiednio do doświadczenia i potwierdzonych kompetencji,
pracę przy rzeczywistych projektach realizowanych w Polsce i za granicą,
możliwość współtworzenia procesów i standardów rozwijającej się organizacji,
nowoczesne środowisko pracy oraz wykorzystanie narzędzi cyfrowych i AI,
realny wpływ na organizację i jakość realizowanych projektów,
jasno określony zakres odpowiedzialności i współpracy z działem handlowym oraz Finance & Control,
możliwość rozwoju w kierunku samodzielnego Project Managera / Delivery Ownera,
pracę w niewielkim zespole z bezpośrednim dostępem do osób podejmujących decyzje.

Najważniejsza jest dla nas osoba, która po okresie wdrożenia zacznie realnie przejmować odpowiedzialność, a wraz ze wzrostem swoich kompetencji będzie samodzielnie prowadziła coraz większą część procesów i powierzonych projektów.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.
Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji za pomocą przycisku aplikowania.

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.

Project Manager / Project Coordinator – Incentive Travel & MICE

Zacznij od adresu e-mail